#Case Study#Purpose#Transformation

TWINKON Purpose bei sepago CASE STUDY

Durch ein positives Leitbild Dynamik und Aufbruchsstimmung schaffen und Innovation fördern.

Erfolg bedeutet für jeden etwas anders. Für sepago war es eine Herausforderung, sich dem Markt anzupassen und gleichzeitig seiner Kultur treu zu bleiben – und sich dabei weiterzuentwickeln. Die Grundlage bildete ein inspirierendes Leitbild.

Situation

sepago wurde 2002 als klassisches Start-Up im IT-Beratungssektor gegründet und hat sich schnell als „sympathischer hardcore IT Spezialist“ etabliert. Hier arbeiten Menschen, die Spaß an IT und am Lösen von IT-Problemen haben. Mit hoher Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit begeisterte das Unternehmen durch eine unvergleichliche Kultur und legte eine erstaunliche Entwicklung hin. Mehrfach wurde es mit Fachpreisen geehrt und als „Great Place to Work“ ausgezeichnet.

2015 entstand erstmals eine spürbare und allgemeine Verunsicherung in der Belegschaft, da sich das IT Geschäft und damit auch die sepago durch die immer stärker werdende Cloudifizierung stark veränderte. Alte Spezialisierungen waren plötzlich obsolet, neue Expertisen mussten aufgebaut werden. Auch wurde durch diese Veränderung im Vergleich zur vorherigen Zeit ein anderen Typus von Mitarbeiter angesprochen oder erhielt mehr Aufmerksamkeit. Es folgte eine Phase erhöhter Fluktuation, woraufhin sich stabil geglaubte Netzwerke im Unternehmen veränderten und sich neue Netzwerke bildeten. Bei manchen verdienten Mitarbeitern führte dies zu Verunsicherung und dem Gefühl mangelnder Wertschätzung. Dem Management war zwar klar, dass weiterhin sowohl die tiefe wie die breite Fachexpertise bei sepago gefragt sein würden, die entsprechenden Karriereperspektiven und die strategische Ausrichtung der sepago wurden aber von den MitarbeiterInnen als unscharf wahrgenommen.

Hinzu kam, dass die Kultur, die Strukturen und Prozesse und vor allem das Mindset der MitarbeiterInnen immer noch die eines Start-Ups waren. Skalierung war nicht angelegt. Klare Prozesse, definierte Ziele und KPIs gab es ebenso wenig wie ein gemeinsames Verständnis darüber, wohin sich das Unternehmen bewegen würde. Das Management wurde von Teilen der MitarbeiterInnen aktiv auf die wahrgenommene Veränderung der gemeinsamen Identität angesprochen. Die zentrale Frage war: Wie können wir die Veränderungen innerhalb und außerhalb der Organisation mit dem vereinbaren, was die sepago lange Jahre ausmacht hat?

Herausforderung

Die eigene Kultur nicht gefährden

Die Herausforderung war es, sich selbst infrage zu stellen, ohne die als so wertvoll und positiv empfundene Startup-Kultur zu gefährden. Unser Ergebnis sollte die Komplexität widerspiegeln, MitarbeiterInnen und Fachbereiche vereinen und für die Zukunft Inspiration und Energie stiften. Es sollte die Grundlage für nachhaltigen Erfolg sein – für Kunden, Partner und Mitarbeiter.

Alle Perspektiven berücksichtigen

Außerdem sollte ein Leitbild entwickelt werden, hinter dem sich alle MitarbeiterInnen versammeln konnten. Mehrere Lager tragen gleichermaßen zum Erfolg der sepago bei und mussten sich entsprechen im Identitäts- und Leitbildprozess gleichermaßen wiederfinden: Der Vertrieb, der den Kunden versteht und eine planbare und wirtschaftliche Leistung anbieten möchte. Die IT-Spezialisten, die ihre Energie daraus ziehen, ganz tief in die Probleme der Kunden einzusteigen und mit viel Kreativität und Knowhow Lösungen für sie zu finden. Und die etwas breiter aufgestellten IT-Experten, die als Software-Partner für ihre Kunden standardisierte Lösungen in kurzen Fristen umsetzen. Um allen gerecht werden zu können, musste sich die sepago sowohl mit den technischen Aspekten der Neuausrichtung befassen, als auch die vorhandenen Subkulturen beleuchten.

Alle Mitarbeiter-Typen gleichermaßen zu Gehör kommen lassen

Gemeinsames Ziel war es, dass jeder Einzelne einen wirklich positiven Einfluss auf das Projekt, und damit auf das Unternehmen haben sollte, um in seinem beruflichen Umfeld weiterhin zufrieden und erfolgreich sein zu können. Die Ruhigen mussten genauso zu Gehör kommen wie die Lauten, Sachbearbeiter und Spezialisten wie Führungskräfte, alte Hasen wie Rookies. In einem ergebnisoffenen Leitbildprozess wollten wir allen Beteiligten bewusst machen, was es bedeutete Teil der sepago zu sein.

Nicht in der Theorie verloren gehen

Das Leitbild musste zudem praktische Relevanz haben und unternehmerische und fachliche Vision übereinander bringen. Konkret hieß dies, Antworten auf die Frage zu geben, wie Mitarbeiter rechtzeitig für entstehende Marktfelder qualifiziert werden können. Der Detailgrad des Leitbildes musste gerade in der Beschreibung der fachlichen Kompetenzen ausreichend definiert sein, um den Kollegen im Markt eine starke Orientierung, etwa perspektivisch in selbststeuernden Teams, geben zu können.

Vorgehen

Die Bühne bereiten

Um ein vollständiges und authentisches Bild der sepago überhaupt erarbeiten zu können, haben wir uns entschieden, alle Mitarbeiter von Anfang an einzubeziehen, auch wenn dies die Zahl der Workshops deutlich in die Höhe trieb. In den Workshop-Situationen und über den gesamten Projektverlauf haben wir den MitarbeiterInnen Verantwortung abverlangt und Autonomie gegeben und sie in einer offenen Kommunikation engagiert. Alles mit dem Ziel, das Vertrauensverhältnis ultimativ zu stärken – zwingende Voraussetzung für Glaubwürdigkeit, Authentizität und letztendlich Stärke des zu erarbeitenden Leitbildes.

Die eigenen Wurzeln verstehen

Zunächst musste es darum gehen, in möglichst kurzer Zeit die Komplexität der sepago greifbar zu machen und die Teilnehmer für das Projekt zu gewinnen. Wie fühlte sich „Früher“ an? Worin sind wir gut? Was macht uns aus? Diesen Fragen haben wir uns in einer Reihe von Einzel- und Kleingruppeninterviews von verschiedenen Seiten genähert. Dies half uns, Dinge zu verstehen, die wir davor so noch nicht gesehen hatten. Außerdem entstand mit den Interviews die notwendige Dynamik, die sich automatisch ergibt, wenn sich die Teilnehmer untereinander zu ihren Interviewerfahrungen austauschen.

Alle Mitarbeiter aktiv in den Prozess beteiligen

Der Kern unserer Arbeit war eine Workshopserie, in der wir alle MitarbeiterInnen eingebunden haben. Hierzu waren sieben Ganztagesworkshops mit je bis zu 30 TeilnehmerInnen notwendig. Um alle zu aktivieren und um Raster zu durchbrechen, haben wir die Arbeit in Untergruppen mit jeweils 4 TeilnehmerInnen in wechselnden Zusammensetzungen organisiert.

Identitätsprozess als Gesamtkunstwerk führen

Über den Tag verteilt haben sich die TeilnehmerInnen im Wesentlichen mit vier Fragen auseinandergesetzt:

  1. Wozu gibt es uns (Purpose)?
  2. Wofür stehen wir als sepago (Kernwerte)?
  3. Worin sind wir wirklich gut (Kernkompetenzen)?
  4. Was wollen wir in unseren kühnsten Träumen erreichen (das „große, haarige, gewagte Ziel“ BHAG)?

 

Die Workshop-Tage waren geprägt von Inspiration und Kreativität. Die Gruppen wussten, dass wir hier nicht einen klaren Fahrplan abarbeiten würden, sondern dass es sich bei einem wirkungsvollen Leitbild vielmehr um ein Gesamtkunstwerk handeln würde. Das Leitbild durfte einerseits kein Kryptogramm sein, sondern musste die Menschen sofort begeistern. Es würde also nicht reichen, viele Post-its mit Stärken, Schwächen, etc. an die Wand zu bringen. Durchbrüche konnten wir nur erzielen, wenn wir die einzelnen Punkte kritisch diskutierten, keine Kompromisse zuließen, sondern uns radikal auf die wesentlichen Punkte einigten.

Puzzle-Steine zusammensetzen

Die Schwierigkeit eines so viele MitarbeiterInnen einbindenden Prozesses war es, auf der einen Seite mit allen TeilnehmerInnen jeweils auf der grünen Wiese zu starten, dann aber die unterschiedlichen Ergebnisse in ein schlüssiges Leitbild zu überführen, das von allen getragen würde. Auch zwischen den Gruppen mussten Widersprüche bereinigt werden, aus einer Vielzahl von Kompetenzen und Werte die wirklich Wesentlichen benannt werden und aus den vielen Formulierungen von Purpose und Zielen, die jeweils eine gefunden werden, die allen passt. Gleichzeitig mussten wir aufpassen, dass wir die Aussagen nicht durch zu viel Konsensbestrebung in ihrer Bedeutung und Wirkung verwaschen würden. Wir wussten: Eine Vision kann sehr kraftvoll und inspirierend sein, wenn die richtigen Worte verwendet werden. Hierzu haben uns „Editorial-Workshops“ geholfen, in denen neben einem Kernteam mindestens auch ein Teilnehmer aus den verschiedenen Workshopgruppen der Hauptphase beteiligt war. Wir wollten präzise, authentisch, klar und einfach formulieren, ohne dabei in Parolen zu verfallen. Es ging uns um die Essenz der sepago.

Das Leitbild umsetzen

Mit ihrem Leitbildprozess hat sich die sepago eine fundierte Basis für die Organisation des Unternehmens als Ganzes geschaffen – alle waren direkt motiviert, loszulegen! Es war daher naheliegend, dass wir das fertige Leitbild mit einer gemeinsamen „Love IT“ Party aus der Taufe heben würden.

Jetzt begann die Phase der Umsetzung, in der sich jeder Bereich intern und in der Schnittstelle zu den Kollegen, dem Markt oder den Partner mit dem Leitbild auseinandersetzte: Verfolgen wir die richtigen Ziele? Haben wir die richtigen KPIs? Incentivieren wir die richtigen Verhaltensweisen? Stellen wir die richtigen Profile ein? Bilden wir entsprechend unseres Leitbildes aus? Kommunizieren wir entsprechend? Nach innen und nach außen? Zu der konsequenten Ausrichtung der sepago trugen in den kommenden Wochen viele Weichenstellungen bei.

Fazit

Ein gewagtes Ziel ist im Prinzip unerreichbar, es sei denn, man ist in der Lage, ungeahnte Kräfte zu mobilisieren.

Durch die Ausrichtung der Strategie, der Strukturen und Prozesse und vor allem der Verhaltensweisen auf das Leitbild konnte sepago ihren MitarbeiterInnen und Führungskräften Orientierung geben und so die Zuversicht und das Engagement deutlich steigern – Effekte, die in einer gesteigerten Mitarbeiterzufriedenheit direkt zu Tage traten:

90%

Knapp 90% der MitarbeiterInnen gibt an, dass die gemeinsame Identität ihre Organisationen in der Transformation stärkt.

80%

berichten, dass eine bewusste Identität ihnen helfe, Kundenloyalität zu stärken und im Wettbewerbsvergleich deutlich stärkere Wachstumserfolge zu erzielen.

Durch die Umsetzung des neuen Leitbilds konnten neue Wege gefunden werden, um innovative Lösungen für die Kundenzufriedenheit zu entwickeln. Auch weitere Optimierungen von Systemen und Arbeitsabläufen konnten mit dem gemeinsamen Leitbild insgesamt eine größere Bedeutung erlangen und noch besser integriert werden.

Insgesamt stieg die Dynamik im Unternehmen: mehr Motivation bei den Teams, ein besseres Kundenerlebnis, eine Reduzierung von Fehlern, mehr vertrauensvolle Beziehungserfahrung im Team, mehr Autonomie in und unter den Teams und schließlich – mehr Erfolg!

sepagos Leitbild fordert alle Beteiligten dazu auf, Verantwortung zu übernehmen, Offenheit zu zeigen sowie stets nach Verbesserungspotenzial zu suchen. Nur mit dieser Einstellung versprechen sich alle Beteiligten auch weiterhin mehr Erfolg – als voneinander lernende Organisation inmitten stetiger Wandlungsprozesse.

„Dieser Prozess war nicht nur effizienter als zunächst erwartet, sondern auch inspirierender. Jedes Team wurde angemessen gewürdigt und mit Verantwortung betraut, um neue Ideen einzubringen, die letztlich den Gesamterfolg des Unternehmens steigerten.“

Claus Friedrichs (Geschäftsführender Gesellschafter)

Über Sepago

2002 gründen vier Freunde die sepago als IT-Unternehmensberatung. Die Gründer sind der Überzeugung: „IT ist nicht nur Technik – IT bestimmt die Arbeitswelt und die strategische Ausrichtung eines Unternehmens“.

sepago entwickelt Beratungslösungen rund um die Automatisierung von IT-Infrastrukturen. Die Firma wächst schnell und etabliert sich als wegweisendes deutsches Beratungshaus komplexer IT-Infrastrukturen. sepago treibt die Themen der Mega-Trends Cloud-Computing, IT-Security und Managed Services voran und leitet Unternehmen durch ihren digitalen Transformationsprozess mit einer modernen Organisationsberatung.

Die Bedeutung eines Leitbildes

Ein Leitbild ist die passende Antwort auf die Herausforderung des digitalen Zeitalters. Es dient nicht nur als Wegweiser – es gibt auch der internen Kultur des Unternehmens Richtung und Halt. Es ist die Grundlage für Entscheidungen und Handlungen im Unternehmen. Und ganz entscheidend: Es verspricht mehr Erfolg durch eine inspirierende Ausrichtung aller beteiligten Parteien – Mitarbeiter, Kunden und Partnern gleichermaßen.

Das sagt der Kunde

„Ich empfehle Thomas Winkler als Unternehmensberater, der inspiriert, die Leute mitnimmt und zu wirklichen Ergebnissen verhilft. Thomas hat mit uns mit viel Kreativität und Empathie, aber auch mit der nötigen Eloquenz erfolgreich durch das Projekt „Leitbildprozess sepago“ geführt. Ganz wie vorab besprochen, folgte dieses Projekt keinem starren Ansatz oder einer „Best Practice“, sondern fühlte sich durchgängig wie für uns – oder besser: von uns! gemacht. Thomas gelang es mit dem Team alle Mitarbeiter unseres Unternehmens in dieses wichtige Projekt authentisch einzubinden. Mit unserem Projekt ist es uns gelungen, die Identifikation der Mitarbeiter zum Unternehmen zu steigern und das Selbstbewusstsein für einen weiteren Wachstumskurs im gesamten Team aufzubauen.“

Claus Friedrichs (Geschäftsführender Gesellschafter)

Ich verbinde Transformation Consulting und Executive Coaching, um Sie zu stärken, effektiv und von innen heraus echte Veränderung zu bewirken. Progressiv. In Unternehmen und in Menschen.